PressCenters.com

Държавна агенция "Архиви" (ДАА) е институцията, която провежда държавна политика за усъвършенстване на архивното дело. Тя създава документалния облик на историята на България или поне такова е предназначението й. Структурата на ДАА включва инспекторат, служител по сигурността на информацията, обща администрация, организирана в две дирекции, и специализирана администрация, организирана в една главна дирекция с 27 териториални държавни архиви и 3 дирекции. Общата численост на персонала в административните звена на агенцията е 451 щатни бройки. Ето сравнение между България (ДАА) и Великобритания (TNA) на  броя  на наетите, съотнесено към населението.

Източник: Резултатите са изчислени според данни за населението на Обединеното кралство и България за 2007 г. от Евростат.

Съгласно Чл. 21(1), т.23 от устройствения правилник на ДАА, главна дирекция "Управление на архивните дейности" ръководи методически, анализира и отчита дигитализацията на архивни документи. Дирекцията е част от специализираната администрация (376 души) на държавната структура. От своя страна, тази администрация трябва да подпомага председателя при осъществяването на правомощията и отговорностите му - една от които е да организира дейността на фонд от дигитални копия (в чл.13, т.7 от Закон за националния архивен фонд).

Друг документ дава интересни данни за емпиричното проявление на дигитализацията. От отчета за дейността на ДАА за 2008 г.[1] става ясно, че тогава започва реалното изграждане на дигитален архив в рамките на институционална, централизирано провеждана политика в ДАА. Дейността е планирана в рамките на съвместния с ЮЗУ "Неофит Рилски" - Благоевград проект "Научноинформационен комплекс "Дигитални архиви", финансиран от фонд "Научни изследвания" при Министерството на образованието и науката.

Простата сметка върху данните с публикуваните резултати показва, че дори ако 1/10 от звеното "Специализирана администрация" се занимава с дигитализирането, на човек се падат по 50 обекта или 346 файла за изминалия период. Тези данни, обаче, включват съдействието от страна на студентите. Ако изключим тях, служителите на държавната агенция от центъра в София са се заели с изготвянето на 10 обекта или 44 документа за периода, при бройка на участващите в процеса 1/10 от администрацията. (т.е. 28 човека). Периодът на процеса е една година. Това прави крайно неефективна системата за дигитализация[2].

Така изложената фактология намирисва на липса. Липса на действаща и цялостна стратегия. За това предлагаме кратко описание на примерна последователност, в която да се извършат конкретни действия. Тази последователност е била прилагана в някои европейски страни, където дигиталните архиви са леснодостъпни (най-вече Великобритания). 

1. Изграждане на план за дигитализация, който да включва:

• 1.1 програма за определен период, съдържаща:
• 1.1.1 Времева ос за извършването на отделни проектни задачи - от приемане на проекта до успешно приключване
• 1.1.2 Изготвяне на файл-план - изчерпателно описание, което съдържа сериите от данни, организацията на файловете, активните местоположения на файловете, инструкции за трансфер, инструкции за запазване и освобождаване на файлове и други специфични инструкции, чрез които да се извърши пълна реинвентаризация
• 1.1.3 Изграждане на система за управление на електронни записи - в следствие на процес на публична поръчка в съответствие с официалния журнал на ЕС бива избрана компания, която отговаря на изискванията за изграждане на ERDMS(Electronic Records and Documents Managements System) и съответен софтуер за работа с нея. Описване на елементите на управлението на записи - между 15 и 25 за всеки файл (идентификатор, заглавие, предмет, описание и т.н.)
• 2. Програма за проектно финансиране: търговски партньорства, при които компаниите, избрани да дигитализират съдържание, плащат процент от приходите на ДАА, съобразно продажбите на записи, които са извършени вследствие на услугата. ДАА, като публична организация, вижда реалната стойност на търговските лицензионни споразумения в спестяванията от разходи, които агенцията осъществява, когато дигитализирането на обекти се извършва от търговски партньори. Разходите по самата дигитализация на архивите са много по-големи от тези по дългосрочните им поддръжка и хостинг. Партньорствата се осъществяват чрез дългосрочни, подновяеми, неексклузивни лицензи, при които изпълнителите се ангажират да дигитализират и качат на сайта си съгласувано съдържание от записи; в замяна на компаниите е гарантиранo правото да експлоатират съдържанието с търговска цел като също печелят от с връзката с уеб-сайта на агенцията, който трябва да се поднови, за да привлече потребители.
• 3. Пренасочване на голяма част от човешките ресурси към изграждане на екип, занимаващ се с дигитализация.
• 4. Безплатно заснемане на документ от гражданин, който се съгласява да го предостави на ДАА за използване в дигитален потребителски фонд срещу освобождаване от такса за услугата (в момента - 1лв) - така ще се дигитализират голямо количество обекти на ниска цена и ще се осъществи директен потребителски подбор върху това, което се дигитализира. В същото време, такава инициатива се нуждае от сериозно организационно обмисляне т.к. много потребители сканират непълни документи/колекции и няма реален начин за валидиране на информацията на някои от сканираните образци.
• 5. Опит на други държавни институции - Българска народна банка е единствената българска институция, която е предала целия си ведомствен архив в Държавна агенция „Архиви" и го е направила общодостъпен. Цялата публикувана в архивите информация, както и на всички издадени досега томове в поредицата, може да бъде прочетена на интернет страницата на БНБ.
• 6. Прилагането на политика на оценяване(appraisal policy) от научно-експертна комисия, която да класифицира съхраняваните фондове и да определи кои и в каква последователност да бъдат дигитализирани и публикувани онлайн.

Това е само кратка част от една голяма стратегия, която би могла да бъде приложена от агенцията, за да се създаде наистина изчерпателна база от данни, която съхранява част от българската история в документален вид.В момента положението е точно такова, каквото е и относно историческото ни съзнание - говорим за нещо голямо, за което има само откъслечни свидетелства. А технологиите на новия век ни задължават да вървим в крак с времето и достъпът на гражданите до необходимите им ресурси не бива да бъде ограничаван от липсата на желание, стратегия или закостенялост. Или неефективна държавна администрация. **

* Стажант в ИПИ.

[1] http://www.archives.government.bg/images/1244814879.pdf

[2] Изчисленията са направени на база на данни от Отчета за дейността на ДАА за 2008 г.